マツド・サイエンス研究所

理想のPDA(その3)

以前の記事で、「私は ToDo 管理で破綻する」と書いたが、具体的にどんな状況になるのかを書いてみよう。

システム手帳や自己管理に関する本を読んだところ、共通して書いてあるのが、「やるべきことを書き並べ、一覧できることが重要」とある。

そこで、その日、一日だけの「やるべきこと管理」から、始めることにする。まず、「今日、やるべきこと」を書き出す。例えば、「誰某に電話する」とか「何とかの報告書を仕上げる」とかだ。システム手帳の ToDo 管理用リフィルを使っても良いし、PDA の ToDo 管理プログラムでも良い。両方無くても、普通の紙に書いただけでも十分役に立つ。できあがった「やるべき事リスト」の量は、もちろん、人にもよるし、日にもよるが、私の場合、10項目から20項目程度になる。

そのリフィルなり、PDA の「やるべき事リスト」を見ながら実行し、片付けた順にチェックし、消して行く。

この方法は、非常に上手く行き、有効だ。少なくとも、始めた当日と、一週間くらいの間は。

ところが、片付けられなかった「やるべき事」の項目が、次の日に持ち越され、日に日に溜まったあげく、パンクしてしまうのだ。

「やるべき事を、その日の内にやらなかった貴方が悪い」と言われそうだ。

確かに、それは正論である。

だが、そもそも、「やるべき事」を何とかのしようとシステム手帳なり PDA を使おうとしているのだから、そう言った正論である片付けられては、先に進めない。

そこで、もう少し、自分の行動を分析し、どう言ったプロセスで、片付けられなかった「やるべき事」が溜まって行くのか、見てみよう。

まず、「やるべき事リスト」を見ながら、適当に一つずつ「やるべき事」を実行する。この時、その日の内に片付けないと本当にまずい「緊急性の高い事」は実行する。その他では、「やり易い事」や「やって楽しい事」を実行してしまう。

残るのは「やるのは面倒で気が乗らないが、取り敢えず今日やらなくても困らない事」が、残ってしまう。例えば、「歯が痛いけど、我慢できない訳ではないが、一度、歯医者に診てもらう事」とか「気難しい人に挨拶のメールを出す事」などがある。これらは、「今日やらなくても明日やればいいや」と思って居る内に、ずるずると引延されて行く。

また、「作るのに一週間くらいかかる文書の作成に、締め切り一週間前の今日から取り掛かろう」等も、これに当たる。「一日くらい、文書の取り掛かりを送らしても問題無いだろう」と、文書作成の開始を遅らせる。実際、一日、開始を遅らせ、六日で文書を作ることになっても、そんなに大きな問題とはならない。

それが、一日延ばしが、二日、三日となり、いよいよ明日が締め切りとなって、あわてて取り掛かるのである。どうにか締め切りに間に合わせるのだが、本来、一週間かかる文書を二日で書くのだから、当然クオリティは落ちる。

片付かない「やるべき事」には、やるきで始めたのだが、終わらなかった事もある。例えば電話したら、相手が海外出張で、一週間連絡が取れない場合もある。

私の場合、モノ作りやプログラミングが多いのだが、作ってみると、もっと細かい作業でやるべき事があることに気付いたり、新たに必要な部品や機能が欲しくなったりする。また、不具合やバグが出ると、その修正作業が発生する。

これらの新たな作業が、その日で処理できれば良いが、そうでなければ、片付かない「やるべき事」の仲間入りだ。

短期的な片付かない「やるべき事」ばかりではない。

「ToDo 管理」を始めた当初は、上手くいって居るので、欲が出て、長期的な「やるべき事」とか「やりたい事」を書き始める。「今年中に大論文書く」とか「山登りをしたい」とか。具体的な計画が無いので、片付かない「やるべき事」になってしまう事が多い。

また、「今度、秋葉原に行ったら、何々の部品を買う」と言った項目もできる。これも、その日に買いに行けないので片付かない「やるべき事」になる。

こうして溜まった、片付かない「やるべき事」は、明日の「やるべき事リスト」に加わる。明日もやらなきゃ、その次で、雪だるま式に増える。システム手帳の場合、紙のリフィルだから、手で書き写すのが大変だ。

PDA にすれば、自動的にコピーするから、楽になると思ったが、「やるべき事リスト」の増える速度が増すだけだ。

その内、訳の判らない項目が増殖し始める。そもそも、その日に片付けようと「誰々に電話」と言った簡単な書き方をして居るので、何のための電話か判らなくなる。こう言った項目は恐くて消せない。

かくして、片付かない「やるべき事」は増え続け、百・二百となる。もう見るのも嫌だ。

今日の「やるべき事リスト」も止めてしまう。「やるべき事リスト」を作る時、どうしても片付かない「やるべき事」をチェックする必要があり、気が重くなって、何もする気が起きなくなるからだ。

分類や優先度付けをすると良いらしいが、上手く言った試しが無い。

「計画性が無いからだ」「怠け者の面倒臭がり屋だからだ」と言われそうだ。

確かに、その通りだ。正論だ。

しかし、正論だけ言っても、じゃあ、どうやったら「計画的に行動できるか」「怠け者の面倒臭がり屋でなくなるか」の答えになって居ない。

まだまだ、考察することがありそうだ。

注意

ブログのコンテンツの内、「告知」など時期よって情報価値が無くなるのは除いてある。また、コンテンツに付いたコメントは書き込み者に著作権があるものと判断し、ここに持ってきていないので、コメントを見るときは、元々のブログコンテンツを参照してもらいたい。

その他、ブログ発表後、コメントなどの内容を反映するなど、内容を変更しているものもあるので、注意してほしい。